まだまだ研究者の皆様へ

2016.12.11

いただいたローカルルールのほんの一部です。ローカルルールではなく、役所の問題も数件あります。

学会関係
東北大学
海外学会の参加登録費に一括して含まれている懇親会・ランチ・バンケット代を研究費から支出できない。

東京工業大学
国際学会などに昼食が含まれていれば、日当から千円が差し引かれるため、参加費に昼食代が含まれているかどうかを確認しなければならない。提供されていないときは、昼食代が含まれていないことを証明するものを提出させられる。学会のときは全て千円を一律に差し引くという対応をお願いしても、それはできないといわれる。

東京工業大学
確かに学会に参加したという証拠のために、学外2名の出席者か代表者にサインをもらう必要がある。最近では学会の名札でも許されるようになったが、証拠書類として学会の看板と写真を撮らねばならない。

物品購入
理研
研究に関するクレジットカードは「法人カード」を使って決済しているが、そのカード決済に「消耗品の購入は不可」というローカルルールがある。クレジットカード決済すれば、国外からでも1週間以内に消耗品である試薬が届くのに、書類決済でなければならないとの理由で、振込手数料がかかり、振込をする日が決まっている等の理由で、数ヶ月単位で試薬(消耗品)の入手が遅れる。

理研
科研費と他の資金の合算使用について学振のHPでは認められているにもかかわらず、理研内のローカルルールによって合算が制限されている。
科研費では、充足率が6-7割であることが多く、当初予定していた機器を単独で購入できないケースが往々にしてあり、所内予算や民間財団の公募でも、単独では必要な機器を購入できない場合がある。

奈良先端大学
未だに、見積もり、納品、請求書の紙書類を提出させられ準備に時間を費やす。

東京工業大学
1円から全て検収があり、納品書に検収済みのハンコが必要。1万円以上のものにはシールを貼るが、大概、箱に貼るなど形骸化している。最近は検収を受ける前に使用したとしても、よしとしている。

東京大学
海外から直接物品を買うことができない。クレジットカード決裁できれば1万円で買える海外品が、日本の代理店を通すことで値段が2倍以上になり、納期も遅れる。
例1:
海外直接$130
日本の代理店経由 \40,000
例2:
海外直接$500.00
日本の代理店経由 \111,000

香川大学
立て替え払いが不可能。コンビニに行けば10分で買える100円の物を、業者を通じて1週間かけて500円で買わなければならない。

東京工業大学
消しゴムのような文房具や書籍、論文投稿などを含めて、購入品は検収センターで、物品の品名・品番と納品書、そして注文書の相互確認が行われる。ここ数年で、本学の3つのキャンパス計12箇所に、新規の検収センターが設置された。合計では40~50名のスタッフが雇用されているのではないか。検収手続きの負担を減らす方法として、特に安くもないが、書類一式準備してくれる大学生協に購入が集中することになる。

九州大学
公費で書籍を購入する場合、かならず図書館を仲介して購入しなくてはならない。教員が、図書館のウェブサイトから購入希望図書を入力し、それを受けて図書館は、大学向けの書類をそろえる業者に発注する。入力後一カ月もたってから「品切れの連絡がきました」と言われることもある。教員が直接、アマゾンなどに発注するほうが、スピードも速く、手数料も取られないので安くあがる。九州大学でも、教員が「立替払い」でインターネット購入する方法はあるが、立替払いするための何らかの理由が必要であり、図書館にその理由の妥当性を検討してもらい、認められて初めて直接インターネット購入が可能となる。その際、「理由書」「立替払請求書」という書類も作成しなくてはならない。実際のところ、理由として「研究のため早急に必要であり、ネット購入のほうが早いため立替購入を希望する」と書けば、まず断られることはないが、だとしても、結局、図書館とのやり取りおよび書類作成に、かなりの時間と労力を割かなくてはならない。インターネットを駆使して安く、早く書籍を購入(研究時間と研究費を節約できるので、「研究費のより適切な利用」にあたるはず)しようと考える教員のために、「図書を立替購入するための図書館への事前問い合わせを廃止する」「立替払いのさいの理由書・立替請求書を廃止する」ことが、必要である。

神戸大学
書籍を購入する際に原則として付属図書館に発注する必要があり、購入後も図書館にて管理される。教員が他大学に異動する際も、研究費で購入した書籍を持って異動できない。また図書館は出入りの業者に発注しており、洋書は一般的に市価より高い。さらに注文から納品まで短くとも1週間、長ければ数ヶ月待たされ、研究の円滑な遂行にも支障を来たす。学会会場にて特別割引で買う場合などは購入を認められるが、理由書の提出を求められる上、管理システムへの登録のためという名目で1週間以上取り上げられてしまう。
また図書館で管理する都合上、裁断などが禁止されており、1000ページを超える大型の書籍をバラバラにして、必要な部分だけ持ち歩く、学生に貸し出す、というようなことが出来ない。

東北大学
研究費で洋書を購入しようとする場合、オンラインで直接購入することができず、国内代理店か「大学生協Amazon.co.jp 洋書用決済代行サービス」を使用することが求められている。しかし国内代理店の場合、価格が高いだけでなく、専門書を海外から取り寄せとなってしまうため、実際に入手できるまでに非常に時間がかかる。また、大学生協の代行サービスでは、10%もの手数料が上乗せされ、無駄が多くなる。
また、物品購入後には、小額のものからすべて会計係の担当者による検品と研究者自身による書類への押印が求められる。大学の法人アカウント経由であれば、納入の事実やキャンセルの有無などが確認できるため、大型・高額物品を除いて、こうした無駄な作業が省けるのではないか。

神戸大学
10万円を超えていると備品扱いになるが、書籍、コンピュータ本体、コンピュータのディスプレイなどは無条件に備品になり、異動や持ち出しや廃棄のために多くの手続きが必要になる。

神戸大学
コンピュータの購入には原則として相見積もりが必要で、故障しても即日買うことが出来ない。

大阪大学
「学会発表のために」ノートパソコンやレーザーポインタを購入することが出来ない。これは、発表は研究の一部ではないという判断に基づくと説明される。

福岡教育大学
登録業者からしか物品調達できないため、パソコンの購入等で無駄な経費を支払う必要がある。たとえば、30%を超えるWeb割引や祝日割引があっても利用できず、逆に「登録業者に委託して購入してもらうために手数料5%を支払う」必要がある。

岡山大学
外部資金で購入した(科研費等国の資金)物品を転出の際に持ち出せない。他大学では各大学の資産ではあるが、国共通の資産として研究者個人が移管できるようになっている。若手の研究者がスッテプアップを望んで他大学に出ようとしても「身ぐるみ剥がされる」としたらはたして外に出ることを考えるだろうか。

東北大学
大学経費(科研費含む)での物品購入は請求書払いを原則としており、立替払いは原則禁止。このため請求書払いに対応していない店からは購入できず、請求書払いに対応する大学生協を通して割高で購入しなければならないような仕組みになっている。そのため、ネット通販で買えるものを、わざわざ生協に買ってもらい、研究費で生協から、ネット通販価格に手数料(15%)が乗った価格で買わざるをえない。
例えば、毎年恒例のある企画において、お茶を購入しようというとき、限られたお茶代の予算でできるだけ安く買いたいので、大学生協ではなく、圧倒的に安価で購入できる街の大手スーパーで購入したい。しかしそういう街のスーパーは現金払いしか対応してくれないので、大学の経費で購入不可。そこで、その大手スーパーで購入したものを、一旦大学生協に持ち込んで買い取ってもらい、手数料を上乗せしたかたちで大学の経費で購入するという無意味で無駄で非合理的な方法がとられている。大学生協に手数料(15%)を支払っても大学生協から購入するより安いのでこの方法を選択するというケースがある。

岡山大学
業者のサイトではクレジット払いが可能であり,そうすれば定価で購入できる。しかし,岡山大学では,直接取引可能な業者と認められていない業者は全て,国内の代理業者を通してしか購入できず、10%以上の手数料を余分に支払う必要がある。事務方からのメールを読むと,料金が高くなることは認識しているようだが、規則であることを理由に,クレジットカードによる立替払を認めない。

東京工業大学
会議でお弁当を出す場合、下記の稟議が必要になる。
研究者=起案者(事務担当)=途中で何人か=事務部長=部局長等(この中で唯一の教員)=契約担当課長=総務・監査グループ長=財務担当理事・副学長(文科省出身)
弁当は食べる前に,検収センター員のチェックを受ける必要あり。その場合の納品書は、和風弁当10個ではダメで弁当の中身がわかるような(鮭,卵焼き,ご飯,から揚げとか)お品書きを弁当業者に準備してもらう必要あり。

支払い
お茶の水大学
研究協力者への謝礼を図書カード等で行うことができず、必ず事務からの振り込みしかできない。少額の場合も、マイナンバー等の手続きが必要なため、事務作業が増える。マイナンバー提出があるために協力者となっていただけない場合があり、研究協力者を集めるのが困難になっている。

北海道大学
年度末に科研費の支出ができない期間が発生する。
以下、所属部局の会計担当からのメール。
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
科研費の執行期日は以下のとおり設定させていただいております。
ご協力お願いします。
—————————————————————————
今年度の科研費の予算執行は以下の期日までに全額執行(支払いを終わらせて、財務会計システムの予算情報を0円にすること)願います。
研究代表者となっている科研費:平成29年2月28日(火)まで
※なお、以下の理由により期日を定めさせて頂いております。ご協力くださいますよう、どうぞよろしくお願いいたします。
研究代表者となっている科研費
研究代表者は実績報告の作成が義務となっております。また、科研費の実績報告の作成は3月中から4月中にかけて行います。そのため、3月末日までの執行となると収支状況が確定せず、研究代表者の収支データ入力時期が遅れてしまうため期日までに実績報告書を提出することができなくなります。したがって、2月28日(火)までの執行をお願いいたします。
以上の理由より、期日までの全額執行にご協力をお願いいたします

一橋大学
5年間の科研費を使って3年間のソフトウェアのライセンス契約を結ぶことは問題なく、科研費の節約にもなるが、科研費は複数年の支給であっても、実際は年度ごとに支給されているという理由で認められない。
http://www.mext.go.jp/a_menu/shinkou/hojyo/faq/1322944.htm

北海道大学
共通機器が故障した場合、その修理代を科研費で支払うことができない。当該課題以外にも利用している場合、科研費の目的外利用に当たる、というのがその理由。つまり、購入した機器を有効活用すればするほど、その機器の使い勝手が悪くなってしまう、という状況になる。

神戸大学
学会出張中の託児施設の利用の科研費での支払いができない。「研究費の不正利用に当たる」という見解。

北海道大学
現金払いの場合は、領収書だけで大丈夫なのに、クレジットカードで立替払いをした場合、領収書の提出に加えてクレジットカード利用詳細の提出を求められる。通常、利用詳細が来るのが二か月後なのでその間ずっと立替える必要がある。そもそも立替払いは小額の案件のみでしか認められておらず、たった数千円の立替払いについて、領収書に加えてクレジットカードの利用明細の提出を求める必要があるのか。

福岡教育大学
インタビューに、謝金を支払う事自体は妥当だと判断されているが、財務担当者が代わるたびに支払いに関するルールが変更される(たとえば、押印必須になったり、住所を記載する必要が生じたりする)。

北海道大学
研究室の事務業務のアシスタントの給与を科研費で支払った場合、その課題以外の業務をすることは原則として認めらない。例えばJSTやAMEDの研究費と、科研費の研究費を持っていた場合、それぞれの課題で別々のアシスタントを雇わなければならない。

JAMSTEC
海外企業の多くが請求書/領収書を電子ファイルとした電子メ-ルで取引対応しているが、当機関ではPDFを印刷したものに加え「なぜ原本が無いか」などの説明を研究者が書き付記することが要求されている。

東北大学
学会年会費・入会金の科研費からの支出が昨年より認められなくなった。このため、海外の学会に出席する際に非会員として出席することで年会費分が自腹になることを避けているが、非会員の学会参加費は、会員向けの学会参加費を大幅に上回り、年会費分をも超えてしまい、結果的に無駄な支出が増える。事務によれば、このルールは、「学会での活動が、必ずしも科研で採択された課題の研究の遂行のみを目的としているとは言い切れない」ため。しかし、それならば例えば科研費で実験用のビーカーを購入することは、「必ずしも科研で採択された課題の研究の遂行のみを目的としているとは言い切れない」ため、購入できないということになってしまわないか。

旅費等
北海道大学
一回の出張で複数の用務をこなすことは時間と経費の節約になるはずだが、その場合は行きの旅費しか出ない、その業務に関する滞在費が出せない。

香川大学
旅費の機関直接執行(科研費口座からの直接支払い)が不可。旅費は必ず自分のポケットマネーからいったん立て替え払い。

山形大学
学会のために地方に出張するさい、「始発で間に合うのであれば前泊は禁止」「学会後終電で帰宅できるのであれば延泊は禁止」というルールがある。「5時発の始発でも間に合うのであれば前泊禁止」ということになってしまい、結局、全国のほとんどの場所で開催される学会では前泊が禁止される。
学会の後はほぼ必ず、オフィシャルではない懇親会が開かれることが開かれる。学会における質疑応答時間はあまり多くは設けられていないため、基本的にはそういう非公式な場でのディスカッションが学術的には非常に有益であり、かつ不可欠だが、延泊できないため、最終日の午後に発表する場合などは、たいしたディスカッションもできないまま開催地を後にせざるを得ない。

北海道大学
宿泊費を自腹で支払うと旅費が出ない。
例えば旅費は20万円しかない場合、海外のミーティングに参加する時に、飛行機代が10万円、宿泊費が10万円かかるとすると、10万円は自腹で払っても海外のミーティングに行きたい、と言っているポスドクが2人いる場合、宿泊費は各自の支払いということで、10万円ずつ飛行機代を出してあげたい、と思っても、宿泊費を出さない出張はカラ出張の原因になるから、という理由で、一人分、20万円しか出せない。

佛教大学
海外からの招聘にかかる旅費執行(科研費)について海外からシンポジストなどを招聘する際にかかるフライト代を科研費で請求する際、以下の書類が必要になる。フライトチケットの領収書、クレジットで立て替え払いした場合はクレジットの利用明細書、フライトチケットの半券(往復分)。往路チケットの半券は来日時に提出してもらうにしても、復路分の半券はシンポジスト帰国後、郵送してもらうか(半券をPDFなどにしてもらって)メールを送ってもらう必要があり、海外からくるシンポジストに過度な負担を与えるとともに、招聘側としても事務手続きが煩雑になる。

北海道大学
鉄道を利用した場合は領収書もいらないが、飛行機の場合は領収書に加え、搭乗券の半券もしくは搭乗証明書の提出を要求される。

大阪大学
新幹線や特急を使う出張には特急券を持ち帰るというルールがある。これは在来線で移動し、差額を着服することを防止するためらしい。しかし新幹線の特急券は改札機にて回収されるため、駅の係員に事情を説明して持ち帰らねばならない。事故等で改札が混雑しているときなどは、そのために相当の時間がかかり、乗り継ぎにも支障を来している。

北海道大学
道内での移動に飛行機や自家用車の利用が認められていない。

福岡教育大学
国内の移動にタクシーを使用できない。福岡は、交通機関が東京や大阪ほど発展していないため、調査で学校訪問をする際に、公共交通機関を利用できない(あるいは、本数が少なく、現実的ではない)場合があり、こうした場合、タクシーを利用せざるを得ないが、研究費による国内でのタクシー利用が一切認められていない。

岡山大学
出張時に,基本的に航空機での移動が認められていない。時間がいくらかかろうと,電車で行かれる範囲は飛行機利用が許可されておらず,用務先に到着するだけで1日使ってしまう,というようなことが生じる。

書類仕事・その他
東京工業大学
本学では、毎月毎月、どこで何を何時間していたかを記録した紙の勤務報告書の提出を求められる。事務に確認したところ、裁量労働制の場合でも、厚生労働省の指導により事業主(大学)は、 勤務状況の把握することが必要となっているとのこと。
その際、勤務のルールとして、
勤務は原則として学内で行う
在宅勤務は勤務時間を管理することが難しくなるため認めない
法令上は、例えば大学入試センター試験業務など、具体的な土日勤務の命令があってはじめて勤務とみなされる。
この書式はいまだにサインをして紙で提出することになっており、それを事務職員が全員分目視でチェックして、出張日と学内勤務日が重なっていないか確認している。

東京工業大学
コンプライアンス研修という、法律遵守の講習が義務付けられ、年に一回必ず出席し、番号をもらわなければ、翌年の予算が使えない。

北海道大学
週3日でアシスタントを雇っているが、保育園の行事やお子さんが急に熱が出た時など、その日は休んで曜日をずらして働きたいという希望が本人にあっても、契約で曜日が決まっているので、有給をとってその日は休むということしかできない。週3日のような、シフト制のような雇用も許可してもらいたいと事務に依頼したが、年中行事は最初から分かっているはずである、なるべく行事の少ない曜日で契約すれば良いだけ、パートは曜日を確定した契約しかしない、ということで、受け入れてもらえない。

神戸大学
ノートパソコンが備品として扱われるため、学外持ち出しに毎回書類にて申請が必要。しかし、教員も事務職員もルールの存在を知りながら、全く遵守していない。

福岡教育大学
出張前に1枚、出張後に2枚のExcelシート(出張理由、出張先での面談者、出張先での用務、出張の成果等を数行ずつ記載)を毎回作成する必要がある。近距離の出張であっても必要。最近では、面談者・宿泊確認・移動の事実確認を求めようという動きもあり。

東京大学
文科省が直接実施している研究費で購入した備品のプロジェクト終了後についての問題。
1.科学技術振興調整費、スーパーコンピュータ関係のプロジェクトなど文部科学省が直接管理するプロジェクトで購入した20万円以上の備品は、全て文部科学省備品となり、大学は貸与を受けて使用している。プロジェクト終了後も特に理由が無い限り、貸与が続く。
2.文部科学省備品には耐用年限という概念がないため、例え15年前のコンピュータでも、文部科学省に返還、廃棄する方法がない。
3.返納し、廃棄するためには、備品が故障している、修理しようとしても製造業者・納入業者では修理が不能な場合に限られる。
例えば、非常に古くなり使用に耐えない、使用する人がいなくなったので使用されず、回覧して次の使用者を探したがいなかった場合などでも認められない。
4.そのため、各備品1点1点について、以下の事務処理が必要になる。
各備品について全体写真、資産シールの拡大写真を撮影し、エクセルフォームを作る(写真票)
各備品について、製造業者等に問い合わせ、修理不能証明書を発行してもらう。証明書には社印、代表者印が必要
各備品について、故障状況説明書をエクセルで作成し、どのように故障しているか、何故修理不能であるかを説明する。
以上がとりまとめられたところで、文部科学省会計課と協議し、本当に返納・廃棄してよいかどうか精査され、多くの修正意見が戻ることにより、さらに事務作業が増える。
もし可能ならば、以下の方向に事務を簡素化してほしい。
(1)文部科学省からの貸与制度を止め、大学の備品として調達・使用、廃棄する。
(2)常識的に見て非常に古いもの、一般的にコンピュータは5年、その他物品は10年を越したものは、簡易な手続きで、廃棄できるようにする。
(3)修理不能ではない常識的な理由で廃棄できるようにする。

東京外国語大学
海外から研究者を招聘した際に、旅費(航空費、宿泊・日当等)や謝金(講演料等)が支払われるが、それがすべて所得だと見なされて、所得税・地方税・復興税の20%が源泉徴収される。謝金について、それが所得であり、所得税が課せられるのは理解できるのが、これが、その招へいで来た本人が、航空券を立て替えで購入した際の返金に対しても20%が引かれて返金される。招聘する大学が直接旅行代理店(国内)に支払うという形を取れる時は、課税されない。
ただ、いつもそうできるわけではなく、招聘する研究者によっては、特に著名な研究者であればあるほど、一度の海外出張で、いくつもの国・都市を講演などで回る。そうすると、複雑な旅程になり、その本人が居住地の旅行代理店で、すべてをセットとして購入するのが一番煩雑ではなく、さらに通常、安くできる。例えば、オーストラリアの研究者が、オーストラリア>東京>ドイツ>イギリス>オーストラリアという旅程で移動する時、これを一括して購入すれば大きな割引がある。しかし、オーストラリアから東京の間のみを招聘する日本側で購入すると、残りの部分が周遊ではなく、すべて片道となり、結局本人としては非常に高くついてしまうことになる。ところが、オーストラリア>東京間も含めて本人が購入し、この部分について日本側が精算・返金すると、20%が引かれた額が本人に返金されることになる。
この源泉徴収は、租税条約を結んでいる国であれば、書類を揃えることによって回避することができるが、必要な書類は6点、特に居住地で居住証明書を本人に申請・取得してもらわなければならず、国によってはその手続きに2~3ヶ月かかる可能性がある。多忙を極める研究者にはそんなことをしている時間はとてもなく、そして、租税条約を結んでいない中国などの場合は、この回避方法すらない。
さらに、この仕組みについて、国税庁のウェブサイトにも英語の説明があまりなく、大学の事務員がこれを本人に英語で説明できるはずもなく、結局、関係教員が平謝りに謝っているのが現状。



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