業務効率化

2018.06.16

外務省の業務の効率化の一環として、大臣の外国出張時の業務の合理化を始めています。

ロジブックは二月に廃止しましたが、さらに以下の業務・対応も廃止しました。

大臣のためのエレベーターブロック、お茶出し、おしぼりの手配、各種行事の動線図の作成、資料のカラー印刷、現地紙の報道ぶりの仮訳、邦字・英字新聞の手配、食事会の次第・席次の作成など。

さらに、大臣の外国出張時の現地体制を大幅に縮小します。

これまではバイ会談について、それぞれのバイ会談について主管局の局幹部+課長+担当一名が多くの場合に同行してきたところを、局内で複数の課室にまたがるバイ会談がセットされた場合でも、局幹部(又は課長)一名+担当一名で全て対応することとします。

加えて書類の合理化として
関連資料の送付は原則メールで行い、ピジョンボックスを廃止する
差し替え資料の紙媒体での配布を廃止する

この他に
出張者向け宿舎出発・荷物集荷の案内は紙ではなくメールで行う
出張者の客室のドア下への書類差し込み配布を廃止し、メールにする
ロジ室のレイアウトの作成を廃止する
固定電話、内線電話、FAXの設置をやめ携帯電話とメールで対応する
シュレッダーの手配を廃止する
会談相手への贈呈品梱包作業を廃止する

プレス関係の対応として
同行記者向けの宿舎のチェックインの支援を廃止する
記者作業室の固定電話・FAX等の設置を廃止する
宿舎出発・荷物集荷の案内は紙ではなくメールで行う
記者ブリーフ記録は現地では録音のみとし、記録は作成しない
記者ブリーフの記録は必要に応じて原課が録音を基に作成する

当面は、こうした合理化措置をとり、実際の運用状況を見て、さらに合理化するあるいは改めて体制を見直すということをやっていきたいと思います。



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